D’après la moyenne des diverses sources d’informations, on éditait jusqu’en 2007 en France, un peu plus de 2,5 milliards de factures « papier ». Ce qui représente un nombre important d’arbres et la disparition de forêts entières dans notre hexagone et dans le monde entier.
Depuis 2007, ce chiffre est en forte diminution grâce à la dématérialisation des factures. De quoi s’agit t-il ? Tout simplement, l’entreprise est dispensée d’émettre les factures envoyées, sur papier. Les « doubles » seront conservés électroniquement.
Pour bénéficier de cette faculté, un dispositif technique doit assurer la même fiabilité que celle procurée par l’édition papier. En d’autres termes, la facture ne doit pas être modifiable après son émission. La durée de conservation est de 6 ans. L’entreprise doit s’assurer de pouvoir restituer le contenu en langage « clair et visible » , à la demande de l’administration.
Pour garantir la pérennité et l’intégrité du contenu du « double électronique », l’administration préconise les fonctionnalités minimales suivantes :
1- la constitution d’un fichier comprenant l’ensemble des informations se rapportant aux mentions obligatoires figurant sur l’original de la facture envoyé au client.
2- l’enregistrement de ce fichier sur support de conservation (optique, magnétique) avec sa date et ses modalités enregistrement, pour assurer l’authenticité du contenu (identique à la facture adressée au client).